訪問介護事業所 ひまわりにおける個人情報保護規程
『訪問介護事業所 ひまわり』における個人情報保護規程
【1 基本理念】
1−1 規程の目的
当事業所の全職員は、この個人情報保護規程および「個人情報の保護に関する法律」、「同施行令」、厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」に基づき、利用者さんとその関係者(
以下「利用者等」という) に関する個人情報を適切に取り扱い、利用者等から信頼される介護機関であるよう、たゆまぬ努力を続けていくものとする。
1−2 事業所内規則等との関係
当事業所における利用者の個人情報の取り扱いに際しては、この個人情報保護規程に適用されるものとする。
1−3 守秘義務
全ての職員は、その職種の如何を問わず、当事業所の職員として職務上知り得た利用者の個人情報を、正当な事由なく第三者に漏らしてはならない。当事業所を退職した後においても同様とする。
全ての職員は、この義務を遵守することを書面によって誓約しなくてはならない。
1−4 利用者の取り違え防止について
利用者の取り違え事故を防ぐ為、やむなく事業所内における利用者の呼称は姓名を使う。
【2 用語の定義】
2−1 用語の定義
この「訪問介護事業所 ひまわり個人情報保護規程」で使う用語の定義は以下のとおりとする。
(1)個人情報
生存する利用者等の個人を特定することができる全ての情報。
氏名、生年月日、住所、家族構成等の基本的な情報から既往症、保険情報、看護の内容、受けた処置の内容、検査結果、それらに基づいて行った医療行為、評価・観察等までをも含む。
(2)利用者等に関する記録等
サービスの過程で利用者の身体状況、症状、治療等について作成又は収集された書面、画像等の一切。当事業所で取り扱う代表的な記録としては以下のとおり。
訪問看護記録、訪問看護指示書、訪問看護計画・報告書、訪問看護情報提供書、看護サマリー、訪問介護計画、訪問介護記録、困難ケース対応記録、行政関係者との会議記録、各種検査記録、検査成績、紹介状、処方せんの控え等。
(3)匿名化
個人情報の一部を削除又は加工することにより特定の個人を識別できない状態にすること。
匿名化された情報は個人情報としては扱われない。但し、その情報を主として利用する者が、他の情報と照合することによって容易に特定の個人を識別できる場合には未だ匿名化は不十分である。
(4)職員
当事業所の業務に従事する者で、正職員の他、契約職員、パート職員、嘱託職員、派遣職員、臨時職員を含む。当事業所と業務委託契約を締結する事業者に雇用され当事業所から委託された業務に従事する者については、委託先事業者においてこの「訪問介護事業所 ひまわり個人情報保護規程」に準じた取り扱いを定め、管理するものとする。
(5)開示
利用者本人又は別に定める関係者に対して、これらの者が当事業所の保有する利用者本人に関する情報を自ら確認するために、利用者本人等からの請求に応じて情報の内容を書面で示すこと。書面として記録されている情報を開示する場合には、そのコピーを交付することとする。
【3 個人情報の取得 】
3−1 利用目的の通知
職員は、利用者から個人情報を取得する際には、その情報の利用目的、又、当該情報を第三者に提供する場合についても、あらかじめ利用者に通知しなくてはならない。但し、サービス提供開始時に、通常のサービス提供の範囲内での利用目的、第三者に提供する内容を通知する場合には、施設内掲示、及びサービス開始時において重要事項説明書を交付することをもって代えることができる。
3−2 利用目的の変更
前項の手順に従って一旦特定した利用目的を後に変更する場合には、改めて利用者に利用目的の変更内容を通知し、又は施設内掲示等により公表しなくてはならない。但し、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えることのないよう留意しなくてはならない。
【4 利用者等に関する記録等の取り扱いと保管】
〔1〕紙媒体により保存されている利用者等に関する記録等
4−1 利用者等に関する記録等の保管の際の注意
利用者等に関する記録等の保管については、毎日の業務終了時に所定の保管場所に収納し滅失、毀損、盗難等の防止に十分留意するものとする。
4−2 利用者等に関する記録等の利用時の注意
利用者のサービス中等、利用者等に関する記録等を業務に利用する際には、滅失、毀損、盗難等の防止に十分留意するとともに、記録の内容が他の利用者等部外者等の目に触れないよう配慮しなくてはならない。
4−3 利用者等に関する記録等の修正
一旦作成した利用者等に関する記録等を、後日書き改める場合には、元の記載が判別できるように二重線で抹消し、訂正箇所に日付及び訂正者印を押印するものとする。
この方法によらずに利用者等に関する記録等を書き改めた場合には、改竄したものとみなされることがあるので十分留意するものとする。
4−4 利用者等に関する記録等の施設外持ち出し禁止
利用者等に関する記録等は原則として施設外へ持ち出してはならない。
ただし職務遂行上やむを得ず持ち出す場合には、管理者の許可を得ることとし、返却後にも管理者の確認を得なくてはならない。
管理者は、所管する利用者等に関する記録等の施設外持ち出し及び返却に関して、日時、利用者、持ち出しの目的等を記録し、5年間保存することとする。
4−5 利用者等に関する記録等の廃棄
法定保存年限、又は、当院所定の保存年限を経過した利用者等に関する記録等を廃棄処分する場合には、裁断又は焼却処理を確実に実施するものとする。
又、当事業所で保管中の利用者等に関する記録等につき、安全且つ継続的な保管が困難な特別の事由が生じた場合には、管理者はその記録類の取り扱いについて、速やかに当事業所を所管する行政機関と協議するものとする。
〔2〕 電磁的に保存されている利用者等に関する記録等
4−6 コンピュータ情報のセキュリティの確保
利用者等に関する記録等をコンピュータを用いて保存している場合は、厳重な措置を講じるものとする。特に、職員以外の者が立ち入る場所又はその近くにおいてコンピュータ上の利用者等に関する記録等を利用する際には、モニターに表示された画面を通じて利用者の個人情報が本人以外の外部の者の目に触れることのないよう留意しなくてはならない。
4−7 データバックアップの取り扱い
コンピュータに保存された利用者等に関する記録等は、機械的な故障等により情報が滅失したり見読不能となることのないよう、各部署或いは管理者において適宜バックアップの措置を講じるものとする。又、バックアップファイル及び記録媒体の取り扱い、保管は、管理者の管理の下に厳重に取り扱うものとする。
4−8 データのコピー利用の禁止
コンピュータ内の利用者等に関する記録等の全部又は一部を、施設外での利用の為に、他のコンピュータまたは記録媒体上に複写することは禁止する。但
4−9 データのプリントアウト
コンピュータ等に保存された個人情報をプリントアウトした場合には、紙媒体の利用者等に関する記録と同等に厳重な取り扱いをしなくてはならない。使用目的を終えたプリントアウト紙片は、シュレッダーで裁断して、他の者が見読不可能な状態にして速やかに廃棄しなくてはならない。
4−10 紙媒体記録に関する規定の準用
電磁的な保存がなされている利用者等に関する記録等の取り扱いについては【4−1】ないし【4−5】の規定の趣旨も参酌して準用するものとする。
4−11 コンピュータウイルス対策
外部及び内部ネットワークに繋がる端末機器には、ウイルスワクチンソフトを常駐させる。又、外部から持ち込んだハードウェア並びにソフトウェア、可搬記憶媒体（フロッピーディスク、ＭＯ、フラッシュメモリ等）は、初期化後若しくはウイルス検査後に使用するものとする。なお、ウイルスに感染した可能性がある場合は管理者に報告しなければならない。管理者は障害の状況を分析して、ウイルスが確認された場合は駆除・データ修復作業を行い、又状況に応じて全利用者に注意を喚起する。
〔3〕 介護サービスおよび請求事務以外での利用者等に関する記録等の利用
4−12 目的外利用の禁止
職員は、法律の定める利用目的の制限の例外に該当する場合を除き、あらかじめ利用者本人の同意を得ないで【3−1】で特定した利用目的の達成に必要な範囲を越えて利用者の個人情報を取り扱ってはならない。
4−13匿名化による利用
利用者の利用者等に関する記録等に含まれる情報をサービス及び報酬請求事務以外の場面で利用する場合には、その利用目的を達しうる範囲内で可能な限り匿名化しなければならない。
5 個人情報の第三者への提供
5−1 利用者本人の同意に基づく第三者提供
利用者の個人情報を第三者に提供する際には【3−1】に基づいてあらかじめ通知している場合を除き、原則として本人の同意を得なくてはならない。
法令にもとづく第三者提供であっても、第三者提供をするか否かを当法人が任意に判断しうる場合には、提供に際して原則として本人の同意を得るものとする。
5−2 利用者本人の同意を必要としない第三者提供
【5−1】の規定に関わらず以下の場合には、個人情報の保護に関する法律第23条の規定により、本人の同意を得ることなく第三者へ提供することができる。
(1) 法令上の届け出義務、報告義務等に基づく場合
但し、これらの場合にも、できるかぎり第三者提供の事実を利用者等に告知しておくことが望ましい。
(2) 意識不明又は判断能力に疑いがある利用者につき、治療上の必要性から病状等を家族、関係機関等に連絡、照会等をする場合
(3)認知症・高齢者虐待事例、児童虐待事例についての関係機関への情報提供等、公衆衛生の向上又は高齢者・児童の保護のために必要性があり、且つ本人の同意を取得することが困難な場合
(4) その他、法令に基づいて国、地方公共団体等の機関に協力する為に個人情報の提供が必要であり、且つ本人の同意を取得することにより当該目的の達成に支障を及ぼす恐れがある場合
6 個人情報の本人への開示と訂正
6−1 個人情報保護の理念にもとづく開示請求
当事業所の利用者は、当事業所が保有する自己の個人情報について開示を請求することができる。
事業所の管理者は利用者から自己の個人情報の開示を求められた場合には、記録作成者、その管理者等を含む検討委員会において協議のうえ、開示請求に応じるか否かを決定し、開示請求を受けた時から原則として10日以内に開示請求回答書（書式1・2）の書面により、開示を拒む場合にはその理由も付して請求者に回答するものとする。
6−2 利用者等に関する記録等の開示を拒みうる場合
【6−1】の規定に基づく協議において、利用者からの個人情報の開示の求めが以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、管理者は開示を拒むことができるものとする。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
(2) 当事業所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
(3) 開示することが法令に違反する場合
6−3 利用者等に関する記録等の開示を求めうる者
当事業所の規定に基づいて利用者の利用者等に関する記録等の開示を請求しうる者は以下のとおりとする。
(1) 利用者本人
(2) 利用者の法定代理人
(3) 利用者の利用者等に関する記録等の開示請求をすることについて利用者本人から委任を受けた代理人
6−4 代理人からの請求に対する開示
代理人等、利用者本人以外の者からの開示請求に応じる場合には、開示する記録の内容、範囲、請求者と利用者本人との関係等につき利用者本人に対して確認のための説明を行うものとする。
6−5 内容の訂正・追加・削除請求
当院の利用者が、当事業所の保有する利用者本人に関する情報に事実でない内容を発見した場合には訂正・追加・削除(以下「訂正等」という)すべき旨を申し出ることができる。
訂正等の請求を受けた際には記録作成者、その所属長らを含む検討委員会にて協議のうえ、訂正等の請求に応じるか否かを決定し、訂正等の請求を受けた時から原則として３週間以内に訂正・追加・削除請求回答書（書式3・4）の書面により請求者に対して回答するものとする。
6−6 利用者等に関する記録等の訂正等を拒みうる場合
【6−5】の規定に基づく利用者からの個人情報の訂正等の求めが以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、訂正等を拒むことができるものとする。
(1) 当該情報の利用目的からみて訂正等が必要でない場合
(2) 当該情報に誤りがあるとの指摘が正しくない場合
(3) 訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
(4) 対象となる情報について当事業所には訂正等の権限がない場合
6−7 訂正等の方法
【6−5】及び【6−6】の規定に基づいて利用者等に関する記録等の訂正等をおこなう場合には、訂正前の記載が判読できるよう当該箇所を二重線等で抹消し、新しい記載の挿入を明示し、併せて訂正等の日時、事由等を付記しておくものとする。訂正等の請求に応じなかった場合においても、請求があった事実を当該部分に注記しておくものとする。
6−8 利用停止等の請求
利用者が、当事業所が保有する当該利用者の個人情報の利用停止、第三者提供の停止、または消去（以下「利用停止等」という）を希望、する場合は、その旨を申し出ることができる。
管理者は利用停止等の請求を受けた際には、記録作成者、その管理者等を含む検討委員会にて協議のうえ、利用停止等の請求に応じるか否かを決定し、請求を受けた時から原則として、1週間以内に利用停止等請求回答書（書式5・6）の書面により請求者に対して回答するものとする。
6−9 「診療情報の提供に関する指針」にもとづく開示
利用者からの利用者等に関する記録等の開示請求が医療介護機関と利用者等との信頼関係の構築、介護や治療に対する正しい理解の助けとすることを目的としたものである場合には、当院の運営規程及び日本医師会「診療情報の提供に関する指針」に基づいて対応するものとする。
7 苦情・相談等への対応
7−1 苦情・相談等への対応
個人情報の取り扱い等に関する利用者等からの苦情・相談等は、職員全員で対応するものとする。
7−2 個人情報保護に関する検討委員会
【7−1】による対応が困難な事例については、必要に応じて管理者が招集するものとする。
7−3 外部の苦情・相談受付窓口の紹介
【7−1】により受け付けた利用者からの苦情・相談等については管理者の指示に基づき、利用者の意向を聞きつつ、必要に応じて行政の相談窓口等を紹介することとする。
8 雑則
8−1訪問介護事業所 ひまわり個人情報保護規程の見直し
この「訪問介護事業所 ひまわり個人情報保護規程」は、制定後少なくとも二年毎に一回見直すものとする。
附則 この規程は平成26年8月1日より施行する。